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• Was ist NACAPS?
• Warum sollte ich teilnehmen?
• Wie kann ich teilnehmen?
• Wie aufwändig ist es teilzunehmen?
• Wie lange und wie häufig werden die Panelteilnehmer*innen befragt?
• Werden meine Angaben vertraulich behandelt?
• Wie kommt die Universität Osnabrück an meine Adressdaten?
• Warum darf die Universität Osnabrück meine Adressdaten für die Promovierendenbefragung verwenden?
• Wie werden Teilnehmer*innen nach der Promotion erreicht?
• Welche weiteren Hochschulen und Forschungseinrichtungen sind am Projekt NACAPS beteiligt?
• An wen werden Analyse-Daten zu welchem Zweck weitergegeben?
• Wie werden meine Daten gespeichert und anonymisiert?
• Kann ich Daten, die über mich gespeichert werden, einsehen?
• Wen kann ich kontaktieren, wenn ich weitere Fragen habe?

FAQs in English

Was ist NACAPS?

NACAPS steht für National Academics Panel Study und ist eine neue Längsschnittstudie des Deutschen Zentrums für Hochschul- und Wissenschaftsforschung (DZHW). In regelmäßigen Abständen werden Promovierende und später auch Promovierte zu ihren Promotionsbedingungen und -erfolgen, Karrierezielen, Chancen und Entscheidungen sowie zu ihrer allgemeinen Lebenssituation befragt.

Die Universität Osnabrück beteiligt sich als Kooperationspartnerin an der Studie, um die Situation der Promovierenden zu erfassen und darauf aufbauend sinnvolle Verbesserungen der Ausbildungsbedingungen anstoßen zu können.

Warum sollte ich teilnehmen?

Ihre Erfahrungen prägen zukünftige Entscheidungen. Die Ergebnisse können nicht nur von Forscher*innen genutzt werden, sondern werden auch Verantwortlichen aus Hochschulen und Politik helfen, evidenzbasierte Entscheidungen zu treffen. Die Universität Osnabrück ist bestrebt, bestehende Angebote und Programme für Promovierende auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen, um so die Promotionsbedingungen zukünftig verbessern und den wissenschaftlichen Nachwuchs gezielter fördern zu können.

Sie helfen, Argumente mit Fakten zu unterfüttern. Arbeitsbedingungen und Karriereverläufe von Nachwuchswissenschaftler*innen werden in der Öffentlichkeit heiß diskutiert. Ihre Antworten werden ergebnisoffen ausgewertet und stellen so belastbare Daten dar, die in Debatten getragen werden können.

Ihr persönlicher Weg zählt. Ob Philosoph oder Physikerin, Stipendiat oder wissenschaftliche Mitarbeiterin: Promovieren in Deutschland und bei uns an der Universität Osnabrück hat vielfältige Formen. Um diese Diversität abzubilden, ist jede und jeder einzelne Promovierende gefragt.

Sie reflektieren Ihren eigenen Werdegang. Nutzen Sie die Befragung für eine Reflexion Ihres bisherigen Werdegangs. Die Ergebnisse der Studie werden veröffentlicht und über die Webseite des DZHW wie auch auf unseren Seiten im Bereich Ergebnisse abrufbar sein.

Last but not least: Sie unterstützen ein Forschungsprojekt. Als Doktorand*in forschen Sie selbst. NACAPS ist ein Projekt der Hochschul- und Wissenschaftsforschung, das sich direkt an die Scientific Community richtet. Wir freuen uns über Ihre Teilnahme!

Wie kann ich teilnehmen?

Im Februar 2019 wird die NACAPS-Studie mit einer ersten Befragung bundesweit starten. Die Universität Osnabrück, als Partner-Hochschule des Projekts, wird allen bis zum 1. Dezember 2018 offiziell als promovierend gemeldeten Promovierenden der Universität einen persönlichen Link per E-Mail zuschicken, mit dem sie an der Online-Befragung teilnehmen können. Um vorab auf das Projekt aufmerksam zu machen, wird etwa eine Woche vor Befragungsstart eine Ankündigung der Befragung verschickt werden.

Wie aufwändig ist es teilzunehmen?

Zur Beantwortung des Online-Fragebogens werden Sie 20 bis 30 Minuten benötigen. Sie werden vor allem über Ihre aktuellen Promotionsbedingungen sowie über Ihre Karriere- und Lebensziele befragt. Wir freuen uns, wenn Sie auch an den jährlich folgenden Anschlussbefragungen teilnehmen würden, die uns die Längsschnittperspektive auf Berufsverläufe und Lebenswege Promovierender eröffnen. Wichtig: Zu den Anschlussbefragungen werden Sie nur eingeladen, wenn Sie nach Abschluss der Erstbefragung Ihr Einverständnis dazu geben.

Wie lange und wie häufig werden die Panelteilnehmer*innen befragt?

Nach der durch die Universität Osnabrück administrierten Erstbefragung werden die rekrutierten Teilnehmer*innen einmal jährlich durch das DZHW zur Nachbefragung eingeladen, um Informationen über den Promotionsverlauf, den Abschluss und die weiteren Karriereschritte zu erhalten. Angestrebt ist derzeit eine Beobachtungsdauer von bis zu 15 Jahren nach dem Abschluss der Promotion. Diese Folgebefragungen führt das DZHW eigenständig durch.

Werden meine Angaben vertraulich behandelt?

Ja! Ihre inhaltlichen Angaben werden in einem geschützten Bereich auf den hausinternen Servern des DZHW gespeichert. Sofern Sie dem DZHW Ihre Kontaktdaten am Ende der Erstbefragung zur Verfügung stellen, werden diese in einem von den Befragungsdaten getrennten und ebenfalls geschützten Bereich gespeichert. Die Kontaktdaten benötigt das DZHW ausschließlich, um Sie für Folgebefragungen einladen zu können.

Zur Erstbefragung werden Sie von der Servicestelle Lehrevaluation der Universität Osnabrück eingeladen. Die dazu notwendigen Kontaktdaten werden auf einem Server der Servicestelle Lehrevaluation ebenfalls in einem geschützten Bereich gespeichert, der ausschließlich für die Mitarbeiterinnen der Servicestelle Lehrevaluation zugänglich ist.

Warum darf die Universität Osnabrück meine Adressdaten für die Promovierendenbefragung verwenden?

Adressdaten dürfen nur dann innerhalb der Hochschule und ggf. an vertragliche Kooperationspartner übermittelt und verwendet werden, wenn diese der Erfüllung wissenschaftlicher Aufgaben und / oder der Erfüllung der Aufgaben der Hochschule dienen (s. Datenverarbeitungsordnung der Universität Osnabrück). Beide Bedingungen sind im Rahmen des Projekts NACAPS erfüllt:

1. Das Projekt NACAPS ist Teil eines bundesweiten, vom BMBF geförderten wissenschaftlichen Forschungsprojektes, an dem ca. 50 deutsche Hochschulen unter der Koordination des DZHW beteiligt sind. Das DZHW erstellt im Rahmen des Projektes einen übergreifenden Datensatz (Scientific Use File), der die Angaben aller Promovierenden der am Projekt beteiligten Einrichtungen enthält und wertet die Daten ausschließlich zu wissenschaftlichen Zwecken im Rahmen der Hochschul- und Promovierendenforschung aus.

2. Die Ergebnisse der Studie sollen zum Zweck der Forschung und der Qualitätssicherung von Lehre und Studium innerhalb der Hochschulen (also auch innerhalb der Universität Osnabrück) verwendet werden. Die gespeicherten Adressdaten werden ausschließlich zum Zweck der Einladung zur Teilnahme am Projekt NACAPS genutzt. Die Bearbeitung der Adressdaten erfolgt ausschließlich durch Mitarbeiter*innen der Hochschule (spezifisch hier der Mitarbeiterinnen der Servicestelle Lehrevaluation). Alle Mitarbeiter*innen, die im Rahmen des Projektes Zugang zu den personenbezogenen Daten haben, unterliegen dem geltenden Datenschutzgesetz. In diesem Zusammenhang ist die Weitergabe von Adressdaten an Dritte strengstens untersagt, und dies gilt auch dann noch, wenn die Mitarbeiter*innen nicht mehr an der Hochschule (Universität Osnabrück) arbeiten.

Wie werden Teilnehmer*innen nach der Promotion erreicht?

Die Einladung zur Teilnahme erhalten die Teilnehmer*innen auch nach Abschluss der Promotion, um die Karrierewege weiter zu verfolgen. In der Erstbefragung werden die Teilnehmer*innen gebeten, ihre Kontaktdaten für die Folgebefragungen an das DZHW zu übermitteln. Ist die befragte Person einverstanden und bereit, weiter befragt zu werden, wird sie vom DZHW weiterhin kontaktiert, um an jährlichen Folgebefragungen teilzunehmen. Diese Folgebefragungen führt das DZHW eigenständig durch. Auch die Pflege und Nachrecherche der Kontaktdaten übernimmt das DZHW.

Welche weiteren Hochschulen und Forschungseinrichtungen sind am Projekt NACAPS beteiligt?

Eine aktuelle Liste der Kooperationspartner finden Sie auf den Seiten des DZHW.

An wen werden Analyse-Daten zu welchem Zweck weitergegeben?

Die im Rahmen des Nacaps-Projektes erhobenen Daten zum wissenschaftlichen Nachwuchs stehen folgenden Nutzergruppen für folgende Zwecke zur Verfügung:

1. Primärforschern des Nacaps-Projektes am DZHW zum Verfassen wissenschaftlicher Publikationen und zum Zweck der Bildungsberichterstattung,

2. Sekundärforschern über einen (faktisch anonymisierten) Scientific Use File (SUF) sowie Studierenden über einen (absolut anonymisierten) Campus Use File (CUF) über das Forschungsdatenzentrum (FDZ) des DZHW zum Zwecke eigener wissenschaftlicher Analysen und Publikationen,

3. den kooperierenden Hochschulen zum Zweck der Hochschulsteuerung und Berichtslegung sowie des internen Qualitätsmanagements,

4. über das Nacaps-Datenportal einer interessierten Öffentlichkeit, zum Zweck aktueller Informationen über die Situation des wissenschaftlichen Nachwuchses in Deutschland.

Detaillierte Informationen liefert die Handreichung zum Datenschutz des DZHW

Wie werden meine Daten gespeichert und anonymisiert?

1. Daten, die durch die Servicestelle Lehrevaluation an der Universität Osnabrück zwecks Einladung zur Erstbefragung der Promovierenden gespeichert werden:
   Für den Versand der Einladung zur Erstbefragung werden Name, E-Mail-Adresse (oder, falls diese nicht vorhanden ist, die Postadresse) aus der Promovierenden-datenbank der Universität Osnabrück angefragt und auf einem Server der Servicestelle Lehrevaluation in einem passwortgeschützten Container (VeraCrypt) abgespeichert. Es erfolgt an dieser Stelle notwendigerweise keine Anonymisierung. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und dienen ausschließlich der ersten Kontaktaufnahme im Rahmen der Promovierendenbefragung. Nach Ablauf der Feldphase werden diese Kontaktdaten nicht mehr benötigt und gelöscht.
   Um eine Beschreibung der Grundgesamtheit erstellen zu können, werden zusätzlich folgende Merkmale aus der Promovierendendatenbank der Universität Osnabrück erfragt und zu (anonymisierten) Statistiken zusammengefasst:
   
   • Geburtsjahr
   • Geschlecht
   • Staatsangehörigkeit
   • Promotionsfach
   • Jahr der Zulassung zur Promotion

   
   Diese Daten werden ebenfalls passwortgeschützt auf einem Server der Servicestelle Lehrevaluation abgespeichert (VeraCrypt, s.o.) und nach Ablauf der Feldphase gelöscht. Lediglich die zu Statistiken aggregierten Daten (anonymisiert) werden dauerhaft gespeichert, um die Befragungsjahrgänge hinsichtlich demografischer Merkmale miteinander vergleichen zu können. Zugriff auf die Daten haben ausschließlich die Mitarbeiter*innen der Servicestelle Lehrevaluation.
   
   

2. Daten die am DZHW im Rahmen der Befragung(en) gespeichert werden: Die Datenerhebung erfolgt mit Hilfe des DZHW eigenen Online-Befragungssystems „ZOFAR“, welches hohe Datenschutz-Standards gemäß europäischer und deutscher Richtlinien einhält. Detaillierte Informationen liefert die Handreichung zum Datenschutz des DZHW.

Kann ich Daten, die über mich gespeichert werden, einsehen?

Entsprechend geltendem Recht wird Befragten auf Nachfrage mitgeteilt, ob und welche Daten über sie beim DZHW bzw. der Servicestelle Lehrevaluation der Universität Osnabrück gespeichert sind.

Sobald ein(e) Befragte(r) die weitere Teilnahme an NACAPS-Erhebungen aktiv widerruft („Widerruf für die Zukunft“), ist keine Notwendigkeit der Speicherung der von ihm/ihr übermittelten Kontaktdaten mehr gegeben, und die Kontaktdaten werden umgehend unwiderruflich gelöscht. Im Falle eines rückwirkenden Widerrufs werden sowohl die aktuell vorliegenden Kontaktdaten als auch alle Angaben des/der Befragten aus dem (Panel-) Datensatz gelöscht. Sobald die NACAPS-Daten jedoch bereits verarbeitet wurden, z.B. in Form eines Berichts für das Bildungsmonitoring oder einer wissenschaftlichen Publikation, ist eine Veränderung der dazu genutzten Datengrundlage nicht mehr möglich, da ansonsten wissenschaftliche Ergebnisse nicht mehr reproduzierbar sind.

Ansprechpartnerin an der Universität Osnabrück (Servicestelle Lehrevaluation): Jennifer Molitor (+49(0)541/969-4043, jennifer.molitor@uni-osnabrueck.de)

Ansprechtpartner am DZHW (bzgl. Fragen zum Datenschutz): Ulrike Schwabe (+49(0)511/450670-123, schwabe@dzhw.de); Martin Fuchs (+49(0)511/450670-491, fuchs@dzhw.de)

Wen kann ich kontaktieren, wenn ich weitere Fragen habe?

Weitere Fragen zur Promovierendenbefragung an der Universität Osnabrück beantwortet Ihnen gerne Jennifer Molitor (+49(0)541/969-4043, jennifer.molitor@uni-osnabrueck.de), Mitarbeiterin der Servicestelle Lehrevaluation.

Auf den Webseiten des DZHW erhalten Sie zudem weitere Informationen.

FAQs in English

What is NACAPS?

NACAPS, which is short for the National Academics Panel Study, is a new longitudinal study under the guidance of the German Centre for Higher Education and Research (DZHW). Doctoral candidates, and future postdocs respectively, are surveyed at regular intervals regarding the current conditions for their doctorate, their career goals, academic successes, recent career opportunities and decisions as well as their life situation in general.

To assess the situation of its doctoral students and initiate meaningful changes, later on, Osnabrück University decided to act as a cooperation partner.

Why should I participate?

Your experience will shape future decisions. Besides researchers, politicians and university officials will also benefit from NACAPS results, as a source for evidence-based decision making. To further improve the conditions for doctoral research and provide more targeted support, Osnabrück University is willing to evaluate the effectiveness of present services and programs for doctoral candidates.

Help to underpin arguments with facts. Working conditions and career paths of young scientists are currently subjects of public debate. Your answers will be analyzed open-mindedly and thus contribute to a reliable data source, designed to shape future debates.

Your path counts. Whether you are a philosopher or physicist, scholarship holder or research assistant: doing a doctorate in Germany and at Osnabrück University respectively is versatile. To reflect this diversity, we need every doctoral student to participate in NACAPS.

Reflect on your career. Use the survey to reflect on your ongoing academic career path. The results of the study will be published and made available on the DZHW website as well as on our website in the results section.

Last but not least, support a research project. As a doctoral student, you conduct research yourself. NACAPS is a research project, located in the field of higher education research, which addresses the members of the scientific community directly. We look forward to your participation!

How can I participate?

In February 2019, the NACAPS study will start with a first nationwide survey. Osnabrück University cooperates with the project and will thus send a personal link by e-mail to all doctoral candidates registered at the University by December 1, 2018, enabling them to take part in the online survey. A prenotification mail will be sent to all registered doctoral candidates about a week before the survey starts to draw attention to the project beforehand.

How time-consuming is it to participate?

You will need 20 to 30 minutes approximately to answer the first online survey. The main topic of this questionnaire will be your current doctoral situation as well as your career and life goals.

We would be delighted if you would take part in the yearly follow-up surveys as well, which offer a longitudinal perspective on the careers and lives of doctoral candidates. Please note: You will only be invited to take part in follow-up surveys if you give your consent after completing the initial survey.

For how long and how frequently will the panelists be surveyed?

The Teaching Evaluation Service Point recruits doctoral candidates for the panel during the initial survey. Panelists will then be interviewed yearly to obtain information regarding the progress of the doctorate, graduation and further career steps. It is currently planned to observe the progress of the doctoral candidates for up to 15 years after completing the doctorate. The DZHW conducts these follow-up surveys independently.

Will my data be treated confidentially?

Yes, definitely! The DZHW stores content-related information in a protected area on its internal servers. If you provide the DZHW with your contact details at the end of the initial survey, they will store them in another protected area, separated from your content-related information. The DZHW requires your contact data solely to invite you to the follow-up surveys.

The Teaching Evaluation Service Point of Osnabrück University will invite you to the initial survey. Therefore, the Teaching Evaluation Service Point also stores necessary contact details on its internal server in a protected area, which is exclusively accessible to the staff of the Teaching Evaluation Service Point.

How does the Osnabrück University obtain my address data?

An amendment to the Higher Education Statistics Act (Hochschulstatistikgesetz) obliges German higher education institutions since the 2017 reporting year to record information on doctoral students annually.

Why is Osnabrück University authorized to use my contact details for the NACAPS study?

Address data may only be used and transmitted within the university and, if applicable, to contractual cooperation partners, who use them for scientific tasks and/ or assist in fulfilling the core tasks of Osnabrück University  (see Data Processing Regulations of the Osnabrück University). The NACAPS project fulfills both conditions.

1. The NACAPS project is part of a nationwide scientific research project, funded by the Federal Ministry of Education and Research (BMBF), which involves approximately 50 German universities, under the coordination of the DZHW. Within the framework of the project, the DZHW creates a Scientific Use File, which contains information about all doctoral students of the participating institutions. Afterward, the DZHW analyzes the data solely for scientific purposes within the framework of higher education research.
2. The cooperating universities will use the results of the study for research purposes as well as for quality assurance of teaching and studying in general. Stored contact details will be used exclusively to invite doctoral candidates to participate in the NACAPS project. Only university staff, or more specifically the staff of the Teaching Evaluation Service Point, is allowed to process the contact details. All employees with access to personal data within the framework of the project are subject to the current Data Protection Act. This law strictly prohibits recent and former employees of Osnabrück University to disclose contact details to third parties.

How will participants be contacted after finishing their doctorate?

The DZHW invites participants to follow-up surveys, even after completing their doctorate, to study the long-term career development of former doctoral candidates. In the initial survey, participants are requested to submit their contact details to the DZHW. If a participant agrees, the DZHW will then contact him/her annually to participate in follow-up surveys. The DZHW conducts these follow-up surveys independently and also maintains and researches the contact details without the support of the Teaching Evaluation Service Point of Osnabrück University.

How long and how often are panelists interviewed?

With the initial survey carried out in cooperation with the universities, the doctoral candidates are first recruited for the panel. The participants in the panel will then be further interviewed each year in order to obtain information about the doctoral process, the degree and further career steps. At present, the aim is to observe the progress of the doctorate for up to 15 years after it has been completed. The DZHW conducts these follow-up surveys independently.

Which other universities and research institutions are currently involved in the NACAPS project?

A list of current cooperation partners of the NACAPS study is available at the DZHW`s Homepage.

Who can get access to content-related data-files and for what purpose?

Content-related data on young scientists, collected within the framework of the NACAPS project, will be available to the following user groups for the purposes summarized below:

1. To primary researchers of the NACAPS project at the DZHW for scientific publications and educational reporting,

2. to secondary researchers, via the Research Data Centre (FDZ) of the DZHW, as a factually anonymized Scientific Use File (SUF) and to students as an absolutely anonymized Campus Use File (CUF), for scientific analyses and publications,

3. to the cooperating universities officials for controlling and reporting as well as internal quality management,

4. to interested members of the public, via the NACAPS data portal, for up-to-date information on the situation of young academics in Germany.

More and detailed information provides the DZHW's Data Protection manual.

How is my data stored and anonymized?

1. At the Teaching Evaluation Service Point of Osnabrück University (contact details and demographics): The Teaching Evaluation Service Point requests names and email addresses (or postal addresses, if no email address is available) of Osnabrück University's doctoral candidates, from the corresponding database of the University, to recruit them for the initial survey and stores these non-anonymized contact details in an encrypted container (via VeraCrypt) on the Teaching Evaluation Service Point's server. The data may not be disclosed to third parties and is solely used to recruit doctoral candidates for the initial survey. After the data collection phase, the contact details are no longer needed and therefore deleted.
   To further describe Osnabrück University`s doctoral population, the Teaching Evaluation Service Point requests the following additional characteristics of every registered doctoral candidate from the appropriate database of the university and afterward provides these data to the DZHW as aggregated and anonymized figures:
   
   • year of birth
   • sex
   • nationality
   • doctoral discipline
   • year of registration as a doctoral candidate

   Like the contact details, the Teaching Evaluation Service Point stores these characteristics of the doctoral candidates in an encrypted container (via VeraCrypt) on its server and deletes them after the data collection phase. To be able to compare different cohorts of doctoral candidates regarding these characteristics, the Teaching Evaluation Service Point stores these aggregated and anonymized figures permanently. These data are exclusively accessible to the staff of the Teaching Evaluation Service Point.

2. At the DZHW (survey data):
   Data collection is carried out with the DZHW`s software tool for online polling called ZOFAR, which fulfills the strict European and German data protection standards. More and detailed information provides the DZHW's Data Protection manual.

How can I get access to my stored data?

By applicable law, the DZHW, as well as the Teaching Evaluation Service Point of Osnabrück University, has to inform respondents upon request, if there is any data stored about them at their servers and if so, what data exactly.

As soon as a respondent actively withdraws his/her further participation in NACAPS surveys, there is no longer need to store his/her contact details, and thus these data will be irrevocably deleted immediately. In the event of a retroactive revocation, a respondent's contact details, as well as his/her content-related information, will be removed from the data-set. However, if the data-set is already analyzed, e.g., in the form of a report for educational monitoring or a scientific publication, it is no longer possible to change the data basis, as otherwise the scientific results could no longer be reproduced.

Contact person at the Osnabrück University (Teaching Evaluation Service Point): Jennifer Molitor (+49(0)541/969-4043, jennifer.molitor@uni-osnabrueck.de)

Contact person at DZHW (regarding data protection): Ulrike Schwabe (+49(0)511/450670-123, schwabe@dzhw.de); Martin Fuchs (+49(0)511/450670-491, fuchs@dzhw.de)

Who can I contact if I have further questions?

Jennifer Molitor (+49(0)541/969-4043, jennifer.molitor@uni-osnabrueck.de) will be happy to answer any further questions you may have about the doctoral student survey at the University of Osnabrück.

Further information provides the DZHW website.